Преимущества системы управления закупками

Закупки составляют до 70% от общих затрат компании, в связи с чем, оптимизация управления ими — имеет решающее значение.

Так как закупки всегда связаны с отношениями компании с партнерами, рационализация данной сферы прекрасно помогает улучшить сотрудничество и получить отличную коммерческую репутацию, одновременно сокращая время, необходимое для приобретений.

Проблемы, с которыми сталкиваются практически все компании, при закупках, включают:

• Задержка процесса. Это связано с неоднократной отправкой документов между специалистами, долгосрочной координацией.
• Чрезмерное количество документов, для которых необходимы подписи в пределах коммерческого процесса.
• Сложность в мониторинге ведения бизнеса в текущее время.

Чрезмерно бюрократический и не упрощенный процесс закупок снижает скорость всех бизнес-процессов, а также делает их непрозрачными. Предприятие не может осознать, насколько целесообразно сотрудничать с конкретным поставщиком, и все же это очень нужно если оно действительно желает снизить расходы.

Планирование является наиболее значимым шагом, поскольку именно здесь вы решаете, у кого покупать и по какой стоимости.

Система управления закупками (подробнее об этом — на сайте appminfo.ru) регистрирует всех поставщиков, с которыми организация работает, в единой базе данных, которая также регистрирует цены и прочую значимую информацию. Наиболее важным преимуществом является то, что база данных отражает типичные «маршруты», согласованные с закупками конкретной организации.

Компания, которая внедряет данную систему, получает много преимуществ, среди которых можно отметить следующие:

• Эффективное управление временем работников. Каждый из них видит основные задачи, которые необходимо выполнить, и всегда знает, какую следует решить, прежде всего.
• Прозрачная маршрутизация заказа. Благодаря единой базе данных всегда имеется информация, с которой следует связываться с представителями партнеров на каждом этапе. В результате система создает единую цепочку, в которой участвуют обе стороны.
• Между отделами предприятия установлены оптимальные коммуникации, благодаря которым информация о задачах и трудностях передается быстро.
• Если вам необходимо исправить или отменить покупку, для этого также имеются специальные инструменты.